Shine Live: 心を動かすプレゼンテーション術

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企画の提案から社内会議まで、さまざまなビジネスシーンで必要となるプレゼンテーションスキル。しかしながら、その本質やテクニックを把握していない方も多いようです。今回は、プレゼンテーションスキルのうち、資料作成にフォーカスをあて勉強します。教えてくださるのは、Microsoft® MVP アワード　PowerPoint部門を連続で受賞した河合浩之さん。手掛けた資料は、訴求力はもちろん「本当にPowerPointだけで作ったの？」と驚かれると言います。先生が作成した資料を例とし、見た人の心をつかんで離さない資料作成テクニックを学んでいきます。

プレゼンテーションの「要」となる資料作りですが、どちらかというと不得意もしくは不得意と答えた人が66.5％と半数以上が苦手意識を持っているようです。また、プレゼンテーションでの発表となると、さらに苦手意識が高くなり77.7％と大多数の方が不得意と答えています。

Q4.今までほかの人のプレゼンテーションで、「これは良かった」という印象的なプレゼンテーションはありましたか？

プレゼンテーションに苦手意識はあるものの資料作りでの失敗経験については、77.5％の人失敗はなかったと認識しています。また、ほかの人のプレゼンテーションで印象的なものについても、67.8％がなかったと答えています。多くの人が、無難な資料作成になってしまっており、まだまだインパクトに残るプレゼンテーションに出会えていないのかもしれません。

伸ばしたいプレゼンテーションスキルについては、「説得力のある話の組み立て方」が65.1％、その後に「説得力のある声の出し方」39.0％、「あがらない方法」36.0％、「基本的なマナー」29.2％と続きます。聞き手とのコミュニケーションというよりは、自分が言いたいことを伝える面が強くなっているようです。

プレゼンテーションの資料づくりについて、得意な人とそうでない人それぞれの意見を聞いてみました。

: 「仕事上毎日作成しているから」(理系 45歳/男性)
: 「要点をまとめたり、文章を書いたりするのが得意」(文系 27歳/女性)
: 「基本的な操作は大体把握しているので」(文系 31歳/男性)
: 「大学のときに研究室でパワーポイントを作らされた経験が生きている気がする」(理系 26歳/男性)

: 「何をどうまとめたらいいかわからない」(理系 32歳/男性)
: 「わかりやすく伝えるのが苦手で、資料作りに時間がかかってしまう」 (理系 28歳/女性)
: 「効果的な文章を考えるのが苦手で、図などの位置が気になったりして時間がかかる」(文系 23歳/女性)
: 「配色とか図形の使い方にセンスがない気がする」(文系 36歳/女性)

: 「作り込み過ぎて、修正箇所が出てきたときに対応しきれなかった」 (文系 45歳/男性)
: 「カラフルにしすぎて、何が重要なのか伝わらなかった。」(文系 25歳/女性)
: 「時間が間に合わなくてよく見直せなかった」(文系 26歳/女性)
: 「グラフの配色やタイトルの位置がバラバラだった」(理系 24歳/男性)
: 「文字が小さすぎて後ろの人まで見えていなかった」(文系 29歳/女性)

具体的な事例をご紹介する前に、まずはプレゼンテーションとは何かを学んでみましょう。

「プレゼンテーション」の目的は、単に資料を説明することではなく、相手にアクションを起こさせることです。例えて言えば、映画の予告編のようなもの。予告を見ることによって、本編への興味がなくなったり、見なくても内容が分かってしまっては予告編の意味を果たしません。プレゼンテーション資料も、内容を詰め込み過ぎたり、必要以上に長過ぎたりするものはよくありません。相手をいかに次の段階へ導き行動させるか。それがプレゼンテーションのゴールになります。

▼プレゼンテーションとは？

プレゼンテーションの場では、スライドを見てもらいながら、ダイレクトに相手とコミュニケーションをとることができます。良いコミュニケーションをとるためにも、まずは相手が何を知りたいのか、相手視点で資料作成を行っていく必要があります。そう考えていくと、説明を受ける相手は、余分な話や要素は聞きたくありませんから、自然にポイントも絞られ「訴求力アップ＋シンプル」なスライドになるはずです。

▼良いスライド　悪いスライド

▼相手のメリットを中心に構成されたスライドに必要な要素は以下の2つです。

効果的なプレゼンテーションを作りたいのであれば、まずは相手が何を求めているかを考え、それを満たすものをメリットととらえ提案していきましょう。例えば、相手がコストを重視している場合は、メリットは「低価格で提供します！」であり、スピードを重視している場合は「短納期を実現！」となります。

スライド、配付資料については「見た目は中身だ」と考えましょう。ある対象を評価するときに、顕著な特徴に引きずられてほかの特徴についての評価がゆがめられる現象のことをハロー効果と言います。例えば、「大学教授」という肩書があれば、その人のことを知らなくても、立派な人だと思ってしまうのも効果の一例です。

スライド資料や配付資料も同様で、それを見て「何か見にくいな」「雑だな」「ずれているな」と思われた瞬間に、企画そのものの中身も良くないと印象づけられてしまう可能性があります。内容がすごく良い企画であるのに、見た目が雑なせいで駄目だろうと判断されるのはもったいないことであるし、気をつけなければなりません。

ですから、PowerPointに時間をかけることは良くないと思われがちですが、やはり「きっちり仕上げる」ということが大切です。作り方をしっかり学べば、素早く作れるようになります。プレゼンテーションがきっかけとなり、チャンスが生まれる場合もありますから、手抜きをせずに細部にこだわって作っていくことが求められます。

まずは手書きで構いませんから、シナリオ作りを行いましょう。企画書にしても、スライドプレゼンテーションにしても、話す内容とそこに書かれた内容、スライドに表示させたい内容を、ざっと書いていきます。イメージとしては、映画のシナリオ(脚本)を思い浮かべてください。内容が固まったら、テキストや図形や絵も入れていくと良いでしょう。順序は以下の通りです。

自分の頭を整理するために、アイデアの「5W2H」を書いてみましょう。

	整理ポイント	参考事例
Why	なぜそのアイデアが必要なのか	20代女性向け新製品の売上増強のため
What	どんなアイデアを提案するのか	一般向けに販促イベントを実施
Where	どこでアイデアを実施するのか	百貨店イベントスペース、Webにて展開
When	いつアイデアを実施するのか	発売日より１ヶ月前
Who	誰が実施するのか	販促チーム、広告代理店
How	どのようにアイデアを実現するのか	販促チームが主導となり実施
How Much	いくらの予算で実施するのか	概算にて500万円

プレゼンテーション資料の構成についてはパターンがあります。以下におおよその例を書きましたので、流れに合いそうなもの抽出します。

【スライドプレゼンの場合】
タイトル	効果のみえるタイトル
課題	問題→課題を共有
解決策	具体的な解決策を提示
提供メリット	相手のメリットを明示
裏付け	メリットの裏付けをデータや事実で提示
行動喚起	相手の行動を促すメッセージ

ここで一番重要な要素は、このプレゼンテーションが聞き手にとって「メリットがある」ことを伝えることです。もちろん「その証拠（裏付け）」も必要です。相手が何を一番に必要としているか、しっかりと把握しながら構成を組み立てていきましょう。

構成が決まったら、企画の内容を落とし込んでいきます。ポイントは、1で書き出した文章を「キーワード化」「図形化」「グラフ化」していくことです。ここで、データが多くなる場合は、提案書と資料に分けていきます。

PowerPointをそのまま配付資料として印刷しているケースが見られますが、本来は別に作成するものです。配付資料は、持ち帰ってじっくり読んでもらうものですから、スライドがそのまま配布資料になるということはありません。説明がつかなくても問題のないように、別の内容にて準備するように心がけましょう。

シナリオを構成に落とし込んだら、実際にPowerPointで作業をしていきましょう。まずは、PowerPoint2010について理解を深めます。

バージョンが2010になり、これまでほかのアプリケーションソフトがないとできなかった画像やビデオのトリミングができるようになり、プレゼンテーションソフトとして、より進化しました。撮影したものをそのまま載せるのではなく、これらの機能を利用し加工することによって、より視覚効果の高い演出を見せていきましょう。

PowerPointの操作を快適に行うためには、「クイックアクセスツールバー」や「リボン」をカスタマイズすることをおすすめします。

「ファイル」タブ→「オプション」から、「PowerPointのオプション」を表示、オプションメニューの「クイックアクセスツールバー」または「リボン」を選択します。

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「コマンドの選択」のプルダウンメニューから、「すべてのコマンド」を選び、登録したいツールを選択しながら追加ボタンを押していきます。
※「クイックアクセスツールバー」、「リボン」についてそれぞれに作業を行います。

変更した設定は次回以降にPowerPointを起動した後も、引き続き使用することができます。

リボンの「デザイン」タブから、「ページ設定」を選択し、スライドのサイズを最初に決めておきます。通常のスライドプレゼンテーションであれば、「画面に合わせる(4：3)」。大型ディスプレイ用であれば「画面に合わせる(16：9)」を選びます。ほかA4スライドシートやユーザー設定なども選択できます。

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また、この段階で新規スライドを作成したときに表示される「プレースホルダ」を削除しておきましょう。これにより、新しいスライドを追加したときに「クリックしてタイトルを入力」というボックスがない真っ白な状態で作業をスタートすることができます。
新規ファイルを作成したら、最初に「名前をつけて保存」しておきましょう

資料を美しく作成するポイントは、テキストや画像の配置にあります。ここでは、「ガイドライン」を表示させて、このラインに合わせてそろえていくと、統一感が出てすべての素材がきれいに見えるようになります。

ガイドラインは、Windowsの場合、ガイドラインをクリックし、Ctrlを押しながらドラッグするとコピーされます。

おすすめのガイドラインは、「センターのガイドライン」「外枠のガイドライン」「三分割のガイドライン」の３つの基準線を活用するもの。

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(図は画面比率が4:3の場合)

このいずれかのガイドラインに合わせて文字や図形・画像を配置すると、整列された美しい見た目になります。

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スライド全体のカラーやデザインについては、基本的には、シナリオ作成時に決めていきます。ここでポイントとなるのは、トーン＆マナーです。トーン＆マナーとは、"雰囲気""印象""イメージ"を生み出すもののことです。

例えば、企業のプレゼンテーションをする場合は、企業のイメージを表現した「コーポレートカラー」を使うようにします。

「コーポレートカラー＋差し色」という風に考えていくと、企業ブランドとしても間違っていないものが出来上がります。ただ、コーポレートカラーが青なのに、全体がオレンジのスライドを作成してしまうと、違和感が出てきてしまいます。

カラーについては、スマートでシャープなイメージで作ろうと思ったら、ダークな、黒っぽいスライドにする方が締まって見えてきます。明るくさわやかにしたいのであれば、白地や青空の背景画を引いたりするとイメージが変わります。大切なのは、コーポレートカラーや企画内容に合ったものを選択し、トーン＆マナーを合わせることです。色の種類を増やすのではなく、濃淡や透過などを利用して組み立てていきましょう。

それと、黄色は非常に見えにくい色です。淡いグリーンやブルーなども見えにくいので文字などにはおすすめできません。PowerPointを作成しているときはパソコンのモニターですが、プロジェクターに投影すると淡い色はさらに薄くなってしまいますので注意が必要です。ちょっと締まりを出そうと思ったら、若干黒が入っているぐらいの色がおすすめ。赤も、黒を少し入れていくと、くっきりと見やすくなります。色については、自分で作らなくても、PowerPointにあらかじめ設定してあるの配色を使っても問題はありません。

: note&point

Keynote (アップル社が開発した、プレゼンテーション作成のためのアプリケーションソフト)やPowerPointでつくられた、シンプルでデザイン力に優れたスライドが集められたサイト。英語版であるが、その美しさは言語を超えて勉強になる。
: slideshare

ウェブ上でPowerPointやKeynoteのスライドを共有できるサービス。世界中の膨大なプレゼンテーションを閲覧できます。
: authorSTREAM

PowerPointスライドの共有サイト。
動画化されたスライドショーも数多くアップされています。
: YouTube

「motion graphic」というキーワードで検索をかけ、ピックアップされた映像を見る。二次元の画像だけでなく、映像についても感覚を磨いておくことが重要。

ガイドラインについては、一度引いたものを保存しておいて繰り返し使用するのも良いと思うのですが、私は1回、1回、これをいちいち引き直しています。スライドを新規で作成するときに、まずガイドラインを引くという作業からやると、「これから作成するぞ」というおまじないみたいな気持ちになるんです。まあ、デザインに対して「きれいにそろえていきましょう」という、自分自身がつくるときのスタートの合図のようなものでしょうか。そこから気持ちが切り替わり、たくさんの作品が生まれていきます。ぜひ皆さんも、面倒がらずに試してみてください。

PowerPointでプレゼンテーション資料を作成していくうえで、図やグラフの効果的な見せ方やアニメーション効果について勉強していきます。

イラスト（クリップアート）や写真を効果的に――すなわち、伝えたいことを伝わりやすく見せるためには、"ホワイトスペース"を意識することが大切です。ホワイトスペースとは、つまり"空白部分"のこと。オブジェクトが何も置かれていない場所をつくることによって、配置したオブジェクトを際立たせることができます。単に「なんとなく淋しいから」という理由でホワイトスペースをオブジェクトで埋めてはいけません。ホワイトスペースもオブジェクトのひとつとして考え、ホワイトスペースを上手に"配置"していきましょう。
また、ホワイトスペースは前のページのガイドラインに合わせて配置すると見栄えがよくなります。

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データや数値に基づいてプレゼンテーションを行うとき、グラフや表の利用は効果的です。でも、ただ単純にデータを載せるだけでは、プレゼンテーション資料にはなりません。そのグラフや表で、「何を示したいのか」を明確にし、示したい部分だけを強調することが大切です。

: 縦軸の数値の幅を変更する

強調したい数値の差が分かりにくい場合は、目盛りの表示を変更するのも一つの手です。

: 余計な情報は入れない

50年分の情報や、余計な引き出し線などを取ることで強調したいデータが分かりやすくなります。

: 強調したい情報の色を変更する

赤やオレンジといった目立つ色で強調するのも良いでしょう。

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要するに、「何が言いたいのか」をそのデータが表せていれば、問題はありません。そのためには、数値の伸び率に合わせて、高低を出すために縦軸の目盛りや幅なども調整していかなければなりません。プレゼンテーションの場合、グラフを全部見せることが目的ではないのです。

PowerPointにてスライドを作ることは、自分で作業を行えば慣れていきます。ただ、良いプレゼンテーションというのは、PowerPointを作ることだけではありませんので、実際にプレゼンテーションをしながらスライドを作っていくとよいでしょう。
プレゼンの流れをスライドショーモードで頻繁に確認し、トークとスライド展開のタイミングを合わせていきます。

とりわけアニメーション効果に関しては、プレゼンがもたつかないようなスピード設定が重要です。
プレゼン資料制作の作業分担は、シナリオ作成が4割、スライド作成が4割、あとの2割はブラッシュアップという流れがおすすめです。