紡ぎ出される、PMの横糸

皆さんお待たせしました！いよいよ、今回からプロジェクトマネジメントの具体的な内容に踏み込んで行きたいと思います。

　しかし、その前にちょっとだけ「おさらい」しておきましょう。たった5点だけですから、気楽にコーヒーでも飲みながら。

・プロジェクトとは「ある期間の中で独自の成果を生む活動」であり、多くの仕事はプロジェクトの要素を含んでいる。
・プロジェクトには「モヤモヤ」がつきものであり、失敗の落とし穴が我々を待ち受けている。プロジェクトマネジメントは、モヤモヤを押さえ込み、プロジェクトを成功に導くためのノウハウである。
・モヤモヤと戦うための基本動作は、「段取り・確認・振り返り」。要は、ゴールと道筋を設定し、常に現在の位置を確かめながら着実に進めること。
・プロジェクトの成功確率が上がることは、あなたと、あなたの組織の価値が大きく向上することを意味している。
・業界にもよるが、プロジェクトマネジメントの重要性とそのパワーに気付いている人はまだ少数。Web上のあまたのコンテンツの中からこの連載を見つけ出した方は非常にラッキー。あなたと私とプロジェクトマネジメントの運命的な出会いに乾杯！

…最後の辺りには一部関係ない話も含まれていますが、気にせず進めましょう！！

プロジェクトマネジメントの全体像

　これからプロジェクトマネジメントの考え方を理解するためには、まずその全体的につかんでおくことが重要になります。

　そのために、今回は「何をマネージすれば良いのか？」について考えて見ましょう。

　「何をマネージするかって…そりゃあプロジェクトでしょ！？」

　イヤイヤ、そんな身も蓋もないことを…。もちろんマネージの対象はプロジェクトなのですが、ここでは「マネジメント活動において考えるべき要素」について説明したいのです。つまり、基本動作の「段取り・確認・振り返り」を縦糸とすれば、考えるべき要素が横糸となります。縦横が交差し織り成す布地がプロジェクトマネジメントの全体像となる訳です。

基本の横糸は、QCDSの4本

　皆さんは「QCD」と言う略語を聞かれたことがありますでしょうか。この言葉は、製品の良し悪しを判断するための評価軸として使われ、以下の単語の頭文字をつなぎ合わせたものです。

・Q=Quality（品質）
・C=Cost（コスト）
・D=Delivery（納期）

　つまり、良い製品は「高品質、低価格、短納期」の3 拍子そろっているという意味で、例えば時計であれば「誤差が少なく、低価格で、すぐに手に入る時計」が良い製品と言うことになります。

　その「QCD」ですが、近年さらにSが追加され「QCDS」と言う発展形となって広まっています。最後のSにはいくつかのパターンがあり、”Service”や、”Support”の場合もあるのですが、ここでは、

・S=Scope（範囲）

と覚えておいてください。つまり、「誤差が少なく、低価格で、すぐに手に入り、さらに多機能な時計」が良い時計と言う訳です。

　さて、この「QCDS」、実は製品を評価する軸としてのみならず、プロジェクトの結果を評価するための軸としても利用することが出来ます。と言うのも、通常プロジェクト活動では「多くの高品質なアウトプットを、低コスト、短期間で生み出す」ことが求められるからです。世の中には、「目的さえ果たせば好きなだけ自由にお金を使っても良い」と言ったプロジェクト（例えば、物好きな大富豪から秘宝探しの依頼を受けると言った）も存在するでしょうが、仕事の中でプロジェクト活動を行う場合にはまずあり得ません。

　そして、QCDSでプロジェクトの結果が評価されるのであれば、当然プロジェクトマネジメントにおいてもQCDSを管理の基本軸として考えれば良いことになります。

　えー、ここで注意事項を2つ…

　QCDSを管理の基本軸として考えれば良いと説明しましたが、2つの注意事項があります。

　1点目はDについて。プロジェクトの結果を評価するときには”Delivery”、つまり「納期」という言葉で良いのですが、プロジェクトマネジメントでは結果にたどり着くまでの過程、つまり活動のスケジュール全体を管理することになります。従って、プロジェクトマネジメントでは”Time”、つまり「時間」を管理すると言う表現になります（だからと言って、「QCTS」と表現されるケースはあまりないのですが）。

　注意事項の2点目はSです。実は、プロジェクトマネジメントにおいて”SCope”は2つの意味を持っています。1つは「プロダクトスコープ」で、プロジェクトのアウトプットが保有している範囲（つまり、出来上がる「もの」）を指しています。もう1つは「プロジェクトスコープ」で、こちらはプロジェクトで実施する作業範囲（つまり、やる「こと」）を指します。例えば、「企画書を作成する」プロジェクトでは、企画書に含まれる項目や、どのような資料を添付するかが「プロダクトスコープ」であり、データを集める、企画内容を打ち合わせする、資料を作成する、レビューして修正すると言った作業の範囲が「プロジェクトスコープ」となります。

　「プロダクトスコープ」と「プロジェクトスコープ」は密接な関係にあり、簡単に言えば、「プロダクトスコープ」を実現するために必要となる作業が「プロジェクトスコープ」と言うことになります。

　ちょっと難しいのですが、これからプロジェクトマネジメントの考え方をしっかり理解するために、その2つの区別があると言うことを頭の片隅に置いておいてください。

えっ！横糸あと5本もあるの？

　ここまでで、プロジェクトマネジメントにおいて考えるべき要素4つを見てきました。

・品質
・コスト
・タイム（時間、簡単に言えばスケジュール）
・スコープ（出来上がる「もの」の範囲と、やる「こと」の範囲）

　これが基本となるのですが、複雑で難しいプロジェクト活動をマネジメントするためには、さらに5つの横糸を通しておく必要があります。

・人的資源
・コミュニケーション
・リスク
・調達
・統合

　これらの要素については、次回紹介して行きたいと思います。少々ややこしい話も出て来るのですが、バーボン片手に「フッ、それ程までに重要なのさ、リスク・マネジメントってやつは…」なんて遠い目で語れるようになる、プロジェクトマネジメントの「カッコイイ」部分でもあります。ぜひご期待ください！

前回、PMの横糸（プロジェクトマネジメントにおいて考えるべき要素）として基本の4本（品質、コスト、タイム、スコープ）を紹介しましたが、今回はその続きとして残り5本の横糸を考えてみましょう。

人にまつわるエトセトラ、「人的資源とコミュニケーション」

　うーん、いきなり教科書チックな言葉で難しい感じがしてしまいますが、要は、プロジェクト活動に関わる人のこと、さらにその関係者間の情報のやり取りを考えておかないと仕事がうまく行きませんよね！と言うことです。

　人的資源の視点から具体的に行うことは、主に活動に必要なメンバーを集め、適材適所を考えて仕事を割り振ることであったりするのですが、実際にはこれがなかなか簡単にはハマりません。多くの場合、高い能力を持ったメンバーを潤沢にそろえた「ドリームチーム」を結成することは困難であり、「Aさんはこの期間しか手が空いていない」、「Bさんはまだ新人で実力が分からない」など様々な制約の中で最適な組み合わせを考える一種のパズル、しかも、どうやっても最後までは完成しないパズルに取り組むことになります。従って、プロジェクトマネジメントではパズルの攻略とあわせて、不足してしまう部分をどう調整・カバーするかについても考えなければなりません。

　また、コミュニケーションの視点からは、主に仕事の関係者間での情報伝達の仕組み、つまり伝達ルートやタイミング、方法などを考えます。「ほう・れん・そう（報告・連絡・相談）」の言葉があるようにコミュニケーションはどんな仕事でも基本であり、その重要性については今更説明の必要はないでしょう。しかし、新たなチャレンジ要素を持った活動であるプロジェクトにおいては、目標の達成に向けた仕事の進み具合や、活動上の課題と言った情報を、高い精度でタイムリーに収集・共有しておく必要があり、通常にも増してしっかりと情報流通の仕組みを考えておくべきです。そのため、9本の横糸の1つとしてコミュニケーションのマネジメントが挙げられているのです。

モヤモヤ君の正式名称、「リスク」と申します

　これまで、プロジェクト活動には不確実性が伴い、なんだか「モヤモヤ」がたくさんあるなぁ、との説明をしているのですが、そろそろこのモヤモヤ君を正式な名前、「リスク」と呼んであげることにしましょう。

　「リスク」は、「地政学上のリスクをどう認識するか」、「為替リスクをどのようにヘッジするか」など、専門家が登場するようなテレビ番組でよく聞く言葉ですが、プロジェクトマネジメント的には仕事の中でもっと気楽に使ってあげてください。別に、仕事中に「このリスクはハイプライオリティでありプロアクティブなコントロールがマストです！」などと叫んでいると不思議とカッコ良く見える、と言う理由だけではなく、新しいチャレンジ活動では大小様々なリスクを管理しておくことが本当に大切であり、成功確率を高めるために非常に有効であるからです。

　プロジェクトマネジメントの中では、「リスク」＝「このままでは問題が起こるかもしれないと言う予感」と考えてください。単なる予感なので、的中する場合もあればそのまま問題が起こらない場合もあります。例えば、「作った企画書に自信はあるけど、あの上司は厳しいからダメ出しされるかも…」との予感があっても、意外に一発OKで「ふぅー、助かったー！」と言うケースもあります。しかし、もし企画書がNGだった場合には、書き直しのために多くの時間を無駄にしてしまうことになります。予感が的中してしまう前に先手を打っておくこと、例えば「事前に上司と企画書のストーリーをディスカッションしておく」、「途中段階で何度か見せておく」、と言った予防策を講じておけば、予感が現実のもとなる確率を下げたり、被害を軽くしたりすることが出来るハズです。

　「そうは言っても目の前の問題で手一杯、先のことまで考える余裕はないよ！」と言われるかもしれません。しかし、だからこそ予感の段階で予防策を講じ、リスクが顕在化して目の前の問題に変わらないよう仕事の進め方を考えなければなりません。

　一歩先を考えながら仕事をする、リスクと言う横糸を常に考えながら活動することが成功の秘訣となるのです。

奥は深いがここはあっさり、「調達」

　プロジェクトで必要とするモノやサービスを業者から購入する場合、例えば「新商品のパンフレット作成を業者に依頼する」と言った際には、当然ながら発注先の業者を選んだり、契約を結んだりと言った活動が必要になります。これらを調達のマネジメントと呼ぶのですが、多くの大企業で調達部門が独立した組織として存在していることからも分かるように、簡単なようでとても奥が深い世界です。とは言え、すべてのプロジェクト活動で物品やサービスを買ってくる必要がある訳ではありませんし、もしあなたが大きな組織に属しているのであれば、調達部門のサポートを受けることも出来るでしょう。

　ここはあっさり、「プロジェクトで業者から何か買う場合には、あなたは調達のマネジメントについても考えなければならない」と言う横糸が1本あることを押さえておいてください。

最後の一本は特別な糸、「統合」

　いよいよ最後の横糸ですが、この「統合」マネジメントは少々特別な糸で、他の8本の横糸をバランス良くまとめる「軸」の役割を果たす横糸になります。

　プロジェクトの目標を検討する際には、「QCDS」の4つの視点（品質、コスト、タイム、スコープ）を中心に考えることになりますが、例えば「高い品質」を目指せば当然その分時間やお金が必要となり、「低コスト」で活動しようとすれば品質目標を下げたりスコープを狭めたりする必要が出てきます。つまり一方立てれば他方が立たずの関係で、通常「トレードオフの関係にある」と言うのですが、これらのバランスを調整した上で適切な目標を決定しなければなりません。

　また、活動の途中で「企画書に載せるデータを新たに追加しなければならなくなった」などとスコープが変わるような場合には、スケジュールの見直し（タイムへの影響）やメンバーの強化（人的資源への影響）などの対応を考える必要があり、再度バランスを考えて調整を行わなければなりません。

　このように8本の横糸は相互に影響を及ぼし合うため、それらを調和の取れた形に統合して目標達成を図る9本目の横糸を考える必要があるのです。

呪文として覚えておくだけでも効能あります

　前回に続き横糸を見て来ましたが、これでプロジェクトマネジメントの全体像がぼんや～りとイメージ出来たのではないでしょうか。縦糸と横糸が交わる所で「具体的にどのようにどうやって管理するか」については今後紹介する予定ですが、まずこの9本の横糸を覚えておき、仕事の節目で「今やっている管理」をこの視点に照らし合わせて確認するだけでも「マネジメントの考慮モレ」を防ぐことが出来るようになります。

　それでは次回もお楽しみに！