每周回顾：一小时拯救一周的烦恼和头痛

本文来自读者 Neil Lee 翻译投稿，原文来自 LifeHackers 。

你手上是忙碌的生活和做不完的任务清单，不幸的是，向你的任务清单里添加新任务并不真正意味着它们会被完成。想想，如果你能从工作上和家里的各种任务中抽身出来、清楚地知道自己有哪些事要做、甚至还有一点点时间可以思考你如何能更聪明地工作，是不是比每天埋头苦干更好呢？

• 什么是周回顾？

简言之，周回顾是每周保留一段时间，通常一个或两个小时，用于组织未来一周（的任务），以确保没有事情被遗漏掉。稍后我们会讲到怎么来做，现在要记住的最重要的是：每周回顾是留给你的时间，用来规划你的个人和职业生涯，组织你的任务，制作你的人际清单，安排优先顺序，从而使你总是可以专注于真正重要的事。
这意味着你不应该把你的回顾时间用去做实际的工作。而是像一个公司的行政总监，一个优秀的经理——在回顾时，应当安排（任务的）优先级，而不是进行微观的管理。
GTD时间管理方法创始人和周回顾的支持者，戴维·艾伦（David Allen），曾经说过，如果你不做周回顾，那你就没有在真正地执行GTD时间管理。当然，你不需要按照GTD的方式来进行周回顾。你所需要的是对更好地掌控你的工作和生活的渴望。
周回顾应该帮助你完成三件事情：变得清晰、掌控当下、获得创造力。

变得清晰。花些时间清理你的工作场所，清空你的收件箱。然后回顾你的项目，哪一个是最重要的？哪些项目里程碑下周即将到期？按优先级和紧急程度组织它们。这样当你开始新的一周时，你就知道该从哪里开始而不用再思索了。
掌控当下。检视你的日程表。也许下周你和老板有一个很重要的关于软件更新的会议，但你忘记打电话给供应商了解细节了。把这个电话放进下周（日程中），并在和老板开会前给你自己留下足够的时间研究。最后，检查你在等待的任何邮件，在下周制订一个备注或约会来检查一下它们。
获得创造力。看看那些你总是想解决的项目，比如重新设计你的个人网站，思考那些项目中哪些小的部分可能放进你的日程表。思考你如何能变得更有效率——也许你是一名系统管理员，有一个新工具可以降低你每周向服务器推送补丁所花费的时间。花些时间从眼前的生活中跳出来，而不是仅仅坐在乘客的座位上。

• 重中之重：把周回顾放进日程表中

选一个对你合适的日子——不管那天是周末，还是你必须完成的一项重要工作之后的一天——把你的周回顾安排在那天日程表的最后。如果你等到把整个周回顾都计划好了才去做，你永远都不会去做它。理想情况下，它是那天你要做的最后一件事情，为它安排一到两个小时的时间。
我把我的周回顾安 排在周五下午5点，一直到7点钟，我通常在那个时候离开办公室。这段时间看起来很长，但是当你开始后，有许多事要仔细检查，你需要这么长的时间。经过一段 时间的练习，你甚至可以把你的周回顾压缩到30分钟。这不是不可能，如果你提早结束，你可以早点回家，不是吗？不管怎样，把它放进日程表中，后面就好办 了。

• 建立你的检查清单

一张周回顾清单是确保你做到以上提到的三件事情的基本工具。这里是一张周回顾清单的基本范例：

变得清晰

• 收集活页纸和各种材料
• 清空收件箱
• 清空大脑

掌控当下

• 回顾行动清单
• 回顾过去的日程表
• 回顾未来的日程表
• 回顾等待清单
• 回顾项目（以及更大的事项）清单
• 回顾任何相关的清单

获得创造力

• 回顾将来/也许清单
• 变得更有创造力、更有勇气

如果你需要更多的细节，戴维·艾伦在他的网站上提供了一个清单模板（免费的，但需要注册）使你能够开始（周回顾），这张清单（往下滚动到Weekl Review处）是另外一个很好的范例。在GTD论坛上，一些用户分享他们自己的清单以获得启示。不管你是用一个现成的模板还是自己从头做起（这不会花很长时间——只要你确保你每周都做），确保你在其中填入的是你想要回顾的东西而不是你要做的事。记住，你不能在周回顾的时候花时间来工作——只能回顾。
我的检查清单是根据我的活动高度定制化的，如果你开始是用一张模板的，后来也会变成这样。例如，如果你不使用纸，那么你就没有每周花时间清理办公桌 的理由。另外，不要忘记把你的私事放到周回顾中——你正在整修房屋吗？计划装修公寓吗？把这些项目也放到你的检查清单中，这样你就同样不会忘记检查他们的 进度了。

• 尝试使用触发清单

如果你在建立检查清单时遇到困难，你可以考虑每周使用“触发清单”来唤起你的记忆。触发清单仅仅是一张长长的事项列表，列出了你在周回顾的时候需要审视的事情，以确保你不会忘记任何事情。它被设计为用来触发你的记忆，帮助你回忆起可能遗忘了的事情。
要建立你的触发清单，只需拷贝粘贴模板，移除其中没有意义的东西。对需要一点点跟进的项目和你生活中的领域进行头脑风暴。然后只要把它们加到触发清单中。就像对待你的检查清单一样，不要忘记同样把你的个人生活加入进去——你在理事会的义务、社区小组、家庭事件、甚至工作生活平衡与社会事件。你所需要的最后一件事是当你花费时间组织你的职业生涯时，积累你的个人和社会责任。建立类似“自己的CEO”，思考你作为你自己一生的CEO——不仅仅是你工作的CEO。它们（你生活的各个方面）就如同同一家公司的不同部门，但如果其中一个失败了，公司就容易全都失败了。

在上篇文章中，我们介绍了什么是每周回顾：留给你用来规划你的个人和职业生涯，组织你的任务，制作你的人际清单，安排优先顺序的专有时间，从而使你总是可以专注于真正重要的事。
我们围绕周回顾应该帮助你完成三件事情：变得清晰、掌控当下、获得创造力，在上篇文章中介绍了方法（一）把周回顾放进日程表中、（二）建立你的检查清单、（三）使用触发清单。本篇文章将介绍了如何去顺利完成周回顾。

• 轻松地完成回顾

当你的日程进行到该开始周回顾时， 先培养一下情绪。站起来，围着办公桌或办公室快走一圈。准备一杯咖啡或者装满你的水杯。确保你进入状态——你正准备结束一周的事情，这应当是一个快乐的场 合！回到你的办公桌前，戴上耳机，避开任何干扰，打开你最喜欢的歌或者一张播放列表（实际上，在GTD论坛里，许多用户有“周回顾主题曲”），然后开始。

坚持你的清单。如果你已经在头脑中按照三要素建立起了它——清晰、当下和创造——在你面前应该有一套简单的任务单。整理你的收件箱。 把任何可行动的约会和职责加入你的日程表中。打开你的任务管理程序清除所有你已经完成了的任务，然后添加大脑中想到的新任务。最后，用你的检查清单中的创 造性项目完善你的回顾活动——不论是研究、与你想向之学习的其他人的谈话，或者仅仅是坐下来喝杯茶考虑你如何能更聪明、更轻松地工作。

• 确保你在回顾而不是在做事

人们试图进行周回顾的时候常常落入一个陷阱，他们实际上花费太多的时间做事情而不是回顾它们。如果你听到某人说周回顾只在少数几个任务上起作用，或者他们的周回顾花费数小时时间，问题可能在于你不是计划一个时间给软件供应商打电话，而是实际花费你的回顾时间给他打电话。不要掉入那个陷阱——马上就做、把它（任务）从你的盘子中拿掉是很诱人的，但是通常的经验是如果任务要花超过2分钟的时间来完成的话，停止并将其安排到日程中或把它放到你的任务管理程序中。

• 实际上一个真正的周回顾看起来像什么

我每周回顾时都使用一张检查清单和一张触发清单，时间安排在每周五下午。与跨时区的团队一起工作对此是个挑战，但是重要的是你得尽量在一个没有任何干扰或妨碍的时间安排它。我的周回顾通常需要大约一个小时，下面看看它是如何结束的：
0-15分钟：清空邮件/纸质便笺。归档会谈笔记、新联系人、我希望跟进的所有邮件。如果有一条信息我可以在一两分钟之内回复，我将回复它，但不要研究任何事情。
15-45分钟：回顾灵感、项目、日程约会。这是我花费大量时间的阶段。我浏览我的思想库（储存在Wunderlist上），丢弃任何陈旧的（想法），增加新的灵感，为我可以做的事分配日期。我再转到我的任务管理应用程序（ReQall，另一个我喜爱的工具），清除旧的和已完成任务，增加新任务以及基于我的日历、任务和触发清单上的跟进事项。
45-60分钟：头脑风暴。我返回我的灵感银行，开始对我的话题进行头脑风暴，包括准备写作、深入学习、新闻中值得研究的项目，以及值得注意的个人项目。

• 收获利益

我给自己的周回顾安排了一个小时的时间——当我还是一个项目经理时，通常要两个小时——但它通常占用我大约45分钟时间，再来一杯茶。这需要花一些时间来适应，但是当你花费时间回顾并重新考虑你不得不做的事以及你为什么必须做它们，你会开始理解什么是真正重要的，你的时间要真正用在哪里，你需要什么帮助，以及你实际上拥有多少资源。你最终将能够在你的老板问你“你的盘子里有什么”的时候回应他，而不需要编造一通，并且你也知道你下个周末是否真的有时间帮助你的邻居进行环境美化工程。
大多数人认为开始周回顾是一件困难的事，但并不是这样。有了这些方法和工具，周回顾会变得轻松一点，有希望变成习惯。一旦你开始进行周回顾，你将发现你的整个生命中突然出现（周回顾带来的）利益。你会变得更有条理，你将不再疑惑你是否有事情忘记做了或有什么事你应该去做而没有做，你将不再害怕忘掉什么重要的事。你将能掌控一切，以及随之而来当事物发生改变时、接受改变的灵活性。
你进行周回顾吗？花多长时间？你按检查清单来做还是其他不同的方法？在下面的评论中分享你的方法吧。