GMailでメール管理をする 5つのコツ
1. 受信箱は空にしよう
これまで、私は「アーカイブ」の使い方がよく分かっていなくて、すべて受信箱にメールを残していました。しかし、そうするとIMAPでメールソフトと同期する時に、非常に時間がかかる。
そこで、それまでのメールをすべて「アーカイブ」してみたら、あら不思議。非常に軽いじゃないですか。最初から使えば良かった・・
ということで、今の私はこのように運用しています。
受信箱のメールをすべて読む→必要なメールに返信する→ラベルやスターをつける（後述）→すべて選択して「アーカイブ」
これで、未読や返信してしないメールだけが常に受信箱にある状態になり、非常に便利です。
2. 後で検索するメールには「スター」をつけよう
電子メールには、主に4種類あります。
- 非常に重要な仕事のメールなど
- 取っておきたいけれど、それほど重要ではないメール
- 一度読んだら捨てても良いメールマガジンなど
- 読みたくもないSPAMメール
このうち、後者の2つは迷わずゴミ箱に捨てます。やっかいなのは「それほど重要ではないメール」で、これがたまっていくと検索の時に、なかなか希望のメールが見つかりません。
そこで、私は「スター」を活用します。読んでいる途中で、「このメールは重要だ」と思ったらスターをつけます。そして、検索の時にあらかじめ「スター」に移動してから検索をすると、非常に精度が高まります。
3. 削除はメールソフトで
私の場合、毎朝メールを開くと実に 100通以上のメールが届いています。ほとんどはSPAMや見ていないメールマガジンなど、削除候補のものばかり。
GMailでも、メールの削除自体は「x」のショートカットでチェックボックスをチェックして、「Shift+3」で削除することができますが、中身を確認しながら削除する時などは結構面倒です。
そこで、Macの Mail.appで Gmailを IMAP設定しておいて、いったんこちらでメールを受信して、必要のないメールをさくさくと削除していきます。その後、GMailにログインすると、いらないメールが削除された状態で表示されるので、非常に便利。
4. ラベルでToDo管理
メールの中に「今日中にこの資料をお送りください」といった、「やらなければならない仕事」が書かれていることがあります。
私は、これまでそのようなメールがあると「check*pad」に、その旨書いてToDo管理をしていました。しかし、今はGMailのラベルを作成して、それを割り当てています。こうすれば、簡単にToDo管理ができます。
5. フィルタを設定してToDoを簡単に追加
さらに、フィルタを作成して「サブジェクトにToDoと含まれていたら、ToDoラベルを付与」というフィルタを作っています。例えば、自分で思いついたToDoや、外出先で口頭で頼まれたものなどは、ケータイなどから自分宛に「todo あれをやる」といったサブジェクトのメールを投げます。これで、ToDo管理を行うことができます。
こうして、毎朝メールを返信したら、次に ToDoラベルに移動して、その日の仕事を開始します。こうすれば、非常にスムーズにやり残しもなく、仕事をこなすことができます。
今も、いろいろと模索していますが、皆さんもGMail管理テクニックがありましたら、是非教えてください。
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